Office 365 : un outil pour favoriser les échanges

Une évolution technique et culturelle

L’année 2017 aura été marquée par le déploiement d’Office 365 dans l’ensemble des services de PLURIAL NOVILIA. Décidé dans le cadre du projet de modernisation de l’entreprise, Cap Numérique, le choix de la solution de Microsoft répond à plusieurs enjeux stratégiques : faciliter les partages d’informations et de documents ; favoriser les échanges entre les services ; et surtout basculer vers un mode de travail plus collaboratif – en interne bien sûr mais également avec l’ensemble des prestataires, partenaires et clients.

Un déploiement en trois temps

La première « brique » déployée aura été celle de la messagerie, permettant notamment aux collaborateurs en mobilité sur le terrain d’avoir en permanence accès à leur boîte mail, leur calendrier et leurs contacts où qu’ils soient et quel que soit le périphérique utilisé. L’entreprise a ensuite fait migrer le volet ‘chat’, et déployé de nouveaux systèmes de visioconférence dans l’ensemble de ses sites afin de permettre aux équipes de rester en contact et d’échanger de manière conviviale – en limitant certains déplacements. Enfin, la migration des documents bureautiques et des ressources de l’ensemble des activités aura représenté la dernière étape du chantier : 4 téraoctets ont été transférés et sont désormais accessibles à travers un portail intuitif et sécurisé, avec possibilité de partage avec l’externe.

Un accompagnement participatif

Afin d’accompagner la prise en main de ce nouvel outil aux multiples fonctionnalités, PLURIAL NOVILIA a recruté parmi ses collaborateurs 35 « champions Office 365 », des référents qui maîtrisent parfaitement la solution et peuvent répondre aux principales questions que se posent les utilisateurs. Parallèlement, une plateforme en ligne de formation, Cap 365, a été mise en place : celle-ci propose deux niveaux de parcours (découverte et aventurier) pour se perfectionner – que ce soit à travers des tutoriels, des vidéos, mais aussi des sessions de e-learning en temps réel. Autant de dispositifs qui permettent à chacun d’être acteur de sa propre formation, et qui auront permis une appropriation plutôt rapide de la solution. PLURIAL NOVILIA prolonge cette expérience participative par le déploiement d’un réseau social d’entreprise.

En chiffres

to de données transférées
Champions Office 365 pour répondre aux questions des collaborateurs
tchats et 100 visioconférences par mois
sessions de formation utilisées depuis juillet 2017
L’Espace Clients fait peau neuve